Geschäftskommunikation ist ein integraler Bestandteil des Lebens in der modernen Gesellschaft. Im Arbeitsalltag greifen Menschen, die einen bestimmten Status haben und diese oder jene Position bekleiden, auf die verschiedenen Arten des Händedrucks zurück und halten sich strikt an die offenen und unausgesprochenen Regeln der Business-Etikette. Richtig strukturierte Unternehmenskommunikation führt auch einen unerfahrenen Manager zur erfolgreichen Zielerreichung.
Es gibt verschiedene Arten der geschäftlichen Kommunikation, darunter formelle und informelle Kommunikation, interne und externe Kommunikation sowie verbale und nonverbale Kommunikation. Die formelle Kommunikation findet oft in Meetings, Berichten und offiziellen E-Mails statt, während die informelle Kommunikation häufig in Kaffeepausen oder bei persönlichen Gesprächen gepflegt wird.
Die Hauptphasen der geschäftlichen Kommunikation beinhalten die Planung, Durchführung und Nachverfolgung der Kommunikation. In der Planungsphase werden die Ziele und Zielgruppen definiert. Während der Durchführung ist es wichtig, klare und prägnante Botschaften zu vermitteln. In der Nachverfolgungsphase erfolgt die Rückmeldung und gegebenenfalls eine Anpassung der Kommunikationsstrategie auf Grundlage des Feedbacks.
Zusätzlich gewinnt die Gewaltfreie Kommunikation nach Marshall Rosenberg zunehmend an Bedeutung in der Geschäftswelt. Diese Kommunikationsform fördert das Verständnis und die Empathie zwischen den Gesprächspartnern und trägt zur Lösung von Konflikten bei. Die Anwendung der vier Schritte – Beobachtung, Gefühl, Bedürfnis und Bitte – kann die Kommunikationsqualität erheblich verbessern und zu einem harmonischeren Arbeitsumfeld führen.
Eigenheiten
Geschäftskommunikation ist eine Art der Kommunikation, deren Zweck nicht der Verhandlungsprozess selbst ist, sondern die Lösung einer bestimmten Aufgabe oder das Erreichen eines bestimmten Ziels, das für alle Gesprächsteilnehmer verbindlich ist und über den Kommunikationsprozess selbst hinausgeht.
Diese Art der Kommunikation unterscheidet sich von anderen Arten der Kommunikation durch das Vorliegen der folgenden Umstände:
Die Grundregeln der Business-Etikette gehen von Folgendem aus:
Funktionen
Die geschäftliche Kommunikation hat drei Hauptfunktionen, die unterschiedliche Endziele und Prinzipien des Einflusses auf eine Person haben:
Jede Art von Kommunikation hat einen enormen Einfluss auf den psycho-emotionalen Zustand einer Person, der ihre Einstellung zur Welt um sie herum beeinflusst. Zudem spielen nonverbale Kommunikation und aktives Zuhören eine entscheidende Rolle in der Effektivität der geschäftlichen Kommunikation, da sie das Vertrauen und die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern stärken können.
Zusätzlich sollte man die kulturellen Unterschiede in der Kommunikation berücksichtigen, insbesondere in international agierenden Unternehmen. Verschiedene Kulturen können unterschiedliche Kommunikationsstile und -erwartungen mit sich bringen, was zu Missverständnissen führen kann, wenn diese nicht beachtet werden.
Eine erfolgreiche geschäftliche Kommunikation fördert nicht nur die Effizienz im Team, sondern kann auch zu einer erhöhten Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit beitragen. Schulungen zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten sind daher für Unternehmen oft von großem Nutzen.
Typen
Alle existierenden Varianten der Geschäftskommunikation werden nach vielen Parametern klassifiziert. Betrachten wir die populärsten unter den vorhandenen Arten.
Je nach Art des Informationsaustauschs wird zwischen mündlicher und schriftlicher Geschäftskommunikation unterschieden:
Je nach der Art der Interaktion zwischen den Beteiligten gibt es direkte und indirekte Arten der geschäftlichen Kommunikation:
Eine weitere Klassifizierung ist die Unterteilung der Arten der geschäftlichen Kommunikation in verbale und nonverbale Kommunikation:
Formen der Interaktion
Neben den Typen gibt es auch Formen der Geschäftskommunikation, Sie werden in monologische und dialogische Typen unterteilt.
Die Verhandlung ist die geeignete Form der Kommunikation, wenn es um die wichtigsten Fragen geht und kommt:
Die Konversation hat neben anderen Formen den informellsten und einfachsten Charakter Funktionen der Interaktion in einer Arbeitsumgebung. Jeder Kontakt bei der Arbeit, der auf die Lösung eines Problems abzielt, kann auf diese Form bezogen werden. Nicht jeder hat die Gabe, im richtigen Moment ein entspanntes Gespräch mit dem Chef zu beginnen und taktvoll zur Lösung von Fragen von Interesse beizutragen.
Eine Diskussion oder ein Argument ist eine Möglichkeit, ein Problem durch den Vergleich verschiedener, oft gegensätzlicher Standpunkte zu lösen. Das Ergebnis einer produktiven Diskussion ist die Annahme einer einzigen Entscheidung im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien, nachdem alle positiven und negativen Punkte der Reihe nach angehört wurden. Diese Form der Kommunikation hat die lebhafteste emotionale Färbung, aber in Geschäftskreisen ist es üblich, einige Regeln zu befolgen. Die Kontrahenten sollten nicht lange reden und sich gegenseitig unterbrechen.
Der Schlüssel zum Erfolg ist gegenseitiger Respekt und Loyalität gegenüber der Meinung der anderen.
Phasen
Der Verlauf eines Geschäftsgesprächs von seinem Beginn bis zum Erreichen des gesetzten Ziels ist in der Regel in bestimmte Stufen oder Phasen unterteilt.
Betrachten wir jeden von ihnen etwas genauer.
Auf der Grundlage einer solchen Analyse entscheiden die Geschäftspartner über die weitere Zusammenarbeit oder den Abbruch der Kontakte.
Tipps und Empfehlungen
Der Schlüssel zum Geschäftserfolg liegt in der richtigen Kommunikation mit Ihren Kunden und Partnern. Um dies zu erreichen, sollten einige Feinheiten beachtet werden.
So einfache Regeln wie das Anbieten einer Tasse Kaffee vor dem Treffen, der aufrichtige Wunsch, bei kleinen Dingen zu helfen, die Fähigkeit, sich rechtzeitig für einen Fehler zu entschuldigen, versetzen Ihren Partner oder Kunden in eine positive Stimmung und geben Ihnen das Gefühl, wichtig zu sein.
Das folgende Video erklärt die 5 Grundregeln der Geschäftskommunikation.