Die Kunst der geschäftlichen Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt der Verhandlung und hat seit vielen Jahren nicht an Bedeutung verloren. Die Intensität der geschäftlichen Kommunikation per Telefon nimmt von Jahr zu Jahr zu. Und mit der Entwicklung der mobilen Kommunikation wird sie zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel. Um Telefongespräche gekonnt zu führen, ist es wichtig, die Feinheiten und Regeln der Geschäftskommunikation zu kennen.
Merkmale
Das Telefon spielt in der modernen Welt eine wichtige Rolle, denn mit seiner Hilfe kommunizieren wir mit unseren Verwandten, Freunden, Kollegen, dem Management und Geschäftspartnern.
Wenn man also mit einem bestimmten Personenkreis spricht, wendet man die angemessene Art der Kommunikation an und wird zum Beispiel nie ein Gespräch mit seinem Chef wie mit einem engen Freund führen. In dieser Situation wird eine formellere Art der Kommunikation verwendet.
Die Business-Etikette sollte auch von Mitarbeitern angewendet werden, die soziologische Umfragen in der Bevölkerung durchführen, Anrufe von Kunden entgegennehmen oder Verhandlungen am Telefon führen. Oft sind es erfolgreiche Telefongespräche, die den Schlüssel zu einer guten Geschäftsbeziehung darstellen. Und auch das Image des Unternehmens kann durchaus von der Fähigkeit der Mitarbeiter abhängen, kompetente Dialoge am Telefon zu führen.
Die Dauer eines geschäftlichen Anrufs für ein informatives Gespräch beträgt in der Regel eine Minute. Wenn der Zweck des Gesprächs darin besteht, ein Problem zu lösen, kann der Zeitabstand auf drei Minuten erhöht werden.
Heutzutage werden die meisten Anrufe über mobile Geräte getätigt. Bei der Nutzung dieses Kommunikationsmittels müssen einige Regeln beachtet werden.
Knigge
Ethische Normen in der telefonischen Kommunikation sind wichtig für die effektive Arbeit eines Unternehmens. Die Kultur der Telefongespräche ist eine besondere Art der Geschäftskommunikation. Die Kenntnis der Benimmregeln wird dazu beitragen, die Geschäftsbeziehungen zu stärken und die Rentabilität des Unternehmens zu erhöhen. Es ist entscheidend, klare und präzise Informationen zu übermitteln, um Missverständnisse zu vermeiden. Höflichkeit, aktiv zuhören und die Verwendung des richtigen Tons sind ebenfalls Schlüsselelemente erfolgreicher Telefongespräche.
Wenn möglich, sollten Gesprächspartner zuerst nach dem Namen und der Position des Anrufers fragen, um eine persönliche Beziehung aufzubauen. Die Einhaltung von Terminvereinbarungen und angemessene Rückmeldungen nach dem Gespräch sind ebenfalls wichtig. Darüber hinaus sollte man sich der Zeitzonen bewusst sein, um die Anrufe zur richtigen Zeit durchzuführen.
Eine gute Vorbereitung auf das Gespräch, einschließlich einer kurzen Übersicht über die zu besprechenden Themen, kann die Effektivität des Anrufs erheblich steigern. Schließlich sollte man nicht vergessen, auf Körpersprache und Tonfall zu achten, auch wenn das Gespräch am Telefon stattfindet, da diese Elemente Einfluss auf die Wahrnehmung des Gesprächs haben können.
Wie man sich vorbereitet?
Ein Telefongespräch sollte sorgfältig vorbereitet werden, und es sollte eine Reihe von spezifischen Maßnahmen ergriffen werden. Schauen wir uns die wichtigsten Punkte genauer an.
Es gibt auch Punkte, die es wert sind, bei einem bevorstehenden Telefongespräch ausgeschlossen und vermieden zu werden.
Es ist nicht notwendig, am Telefon lange zu schweigen, da der Anrufer sonst den Eindruck bekommt, dass ihm nicht zugehört wird.
Eine gute Vorbereitung kann auch das Schreiben von Notizen umfassen, um wichtige Punkte während des Gesprächs nicht zu vergessen. Es kann hilfreich sein, eine Liste von Fragen zu erstellen, die Sie dem Gesprächspartner stellen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie sich in einem ruhigen Umfeld befinden, damit Sie ungestört kommunizieren können.
Außerdem sollten Sie sich über den Gesprächspartner informieren, um gezielte und informative Gespräche führen zu können. Ein kurzer Blick auf die Unternehmenswebsite oder auf aktuelle Nachrichten kann Ihnen helfen, relevante Themen anzusprechen.
Vermeiden Sie es, während des Gesprächs Ablenkungen wie das Surfen im Internet oder das Handyspielen zu haben. Fokussieren Sie sich vollständig auf das Gespräch, um Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Kommunikation zu gewährleisten.
Am Ende des Gesprächs ist es ratsam, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und gegebenenfalls nächste Schritte zu besprechen. Das zeigt nicht nur Ihre Professionalität, sondern erleichtert auch die Planung für zukünftige Interaktionen.
Wie man richtig spricht?
Das Telefon spielt in der geschäftlichen Kommunikation eine doppelte Rolle. Es lenkt oft von den dringenden Aufgaben des Tages ab, beschleunigt aber gleichzeitig viele Aufgaben. Deshalb ist es notwendig, die Grundsätze des Telefongesprächs zu erlernen, die zu seiner effektiveren Nutzung beitragen.
Es ist sehr wichtig, die Technik der geschäftlichen Kommunikation für Mitarbeiter zu beherrschen, deren Arbeitsschwerpunkt in telefonischen Verhandlungen mit potenziellen Kunden liegt. Viele Unternehmen versuchen, von den ersten Worten an eine Beziehung zum Anrufer aufzubauen, um ihn zu einem echten Kunden zu machen.
Der erste Eindruck bei einem Telefongespräch hängt unmittelbar vom Timbre der Stimme und einer kompetenten Sprechweise ab, da der Gesprächspartner in der ersten Minute ein virtuelles Bild von seinem Gesprächspartner vermittelt.
Unternehmen konkurrieren auf unterschiedliche Weise, um Kunden zu gewinnen. Eine wichtige Etappe bei der Förderung von Dienstleistungen – Verkäufe über das Telefon, und deshalb müssen Manager korrekt und taktvoll führen Dialoge mit Kunden, sonst profitable Verträge gehen an Konkurrenten.
Um effektiv am Telefon zu kommunizieren, sollten folgende Tipps beachtet werden:
- Aktives Zuhören: Zeigen Sie Interesse an dem, was der Kunde sagt. Wiederholen Sie wichtige Punkte, um zu zeigen, dass Sie aufmerksam sind.
- Klare Kommunikation: Sprechen Sie deutlich und präzise. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Freundlichkeit und Professionalität: Beginnen Sie das Gespräch mit einer höflichen Begrüßung und stellen Sie sich vor. Ein freundlicher Ton kann Wunder wirken.
- Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen zur Hand haben, bevor Sie das Gespräch beginnen. Dies zeigt Professionalität.
- Zusammenfassen: Am Ende des Gespräches sollten Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen, um sicherzustellen, dass beide Parteien auf derselben Seite sind.
Diese grundlegenden Regeln helfen nicht nur dabei, den Kundenservice zu verbessern, sondern fördern auch langfristige Geschäftsbeziehungen und stärken das Vertrauen zwischen Unternehmen und Kunden.
Tipps und Ratschläge
Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der erfolgreichen geschäftlichen Kommunikation am Telefon.
Hören Sie dem Anrufer aufmerksam zu, damit Sie nicht vom Thema abschweifen. Wenn Sie darum bitten, Informationen zu verdoppeln, könnte das Ihrem Gesprächspartner nicht gefallen, und Ihr Ruf wäre in Gefahr.
Natürlich brauchen Sie für eine erfolgreiche Kommunikation am Telefon eine gute Diktion. Um Ihre Rede ausdrucksstark und Ihre Stimme angenehm zu gestalten, nutzen Sie die Lektionen aus dem folgenden Video.