Der Beruf des Sekretärs ist seit langem der begehrteste für viele Vertreter des schönen Geschlechts. In der Vergangenheit wurde von einem solchen Mitarbeiter in der Regel praktisch nichts verlangt außer gutem Aussehen. Heute haben sich die Dinge jedoch geändert, und manchmal ist ein solcher Mitarbeiter ein wichtiger Teil des Teams und muss bereit sein, mehrere Aufgaben zu erfüllen. Infolgedessen ist er oft überlastet. Welche Aufgaben er hat und welche Anforderungen er erfüllen muss, um ein Stellenangebot zu erhalten, lesen Sie in diesem Artikel.
Merkmale
Der Beruf des „Sekretärs“ hat seine Wurzeln in der Zeit des antiken Roms. „Sekretäre“ waren Treuhänder der Kaiser – Männer, die großen politischen Einfluss hatten. Der Beruf wurde während des Ersten Weltkriegs wiederbelebt, allerdings mit ganz anderen Aufgaben. Von der ursprünglichen Bedeutung des Begriffs „Sekretärin“ haben sich nur noch Anklänge in Form von Positionen wie Generalsekretärin und Staatssekretärin erhalten.
Der Beruf des Sekretärs/der Sekretärin erfordert heutzutage die Bearbeitung von Dokumenten, die Organisation der Büroarbeit, die Verwaltung der Büroausstattung und andere Funktionen. Kommunikation und Aufmerksamkeit werden als wichtige Fähigkeiten für eine Sekretärin angesehen. Die Vorsilbe „Referent“ bedeutet, dass der Angestellte mit seinen Vorgesetzten über verschiedene Arbeitsangelegenheiten kommuniziert. Es liegt auf der Hand, dass die Konkurrenz unter den Bewerbern für diese Stelle groß ist, vor allem in großen Unternehmen oder Gesellschaften. Die spezifischen Fähigkeiten, die eine Sekretärin mitbringen muss, können manchmal vom Geschäftsfeld des Unternehmens abhängen. Einfach ausgedrückt: In einem Unternehmen, das Haushaltsgeräte verkauft, muss ein Sekretär die Feinheiten von Geschäftsverhandlungen kennen. Das ist aber gar nicht nötig, für jedes Unternehmen ist alles individuell.
Große Personalvermittlungsunternehmen behaupten, dass diese Stelle, ebenso wie die eines Fahrers und andere ähnliche Stellen, mit vielen Überstunden außerhalb der Arbeitszeiten verbunden ist. Die Mitarbeiter in diesen Positionen müssen sich an die Zeitpläne ihrer Chefs anpassen und bereit sein, fast rund um die Uhr zu arbeiten. Virtuelle Sekretärinnen werden immer beliebter, da sie die meisten Aufgaben einer normalen Sekretärin für Unternehmen übernehmen, die kein Büro mieten können oder aus Kostengründen darauf verzichten. Das Erscheinungsbild der Sekretärin ist von großer Bedeutung. Die Sekretärin sollte sich geschäftsmäßig kleiden und auf grelles, farbenfrohes und unangemessenes Make-up und Frisuren verzichten.
Von der Verwendung von Parfüm mit auffälligem Duft wird abgeraten, ein bescheidenes, attraktives Erscheinungsbild ist jedoch erwünscht.
Stellenbeschreibung
In diesem Dokument sind alle Pflichten im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Mitarbeiters aufgeführt. Die Stellenbeschreibung enthält auch die Rechte des Arbeitnehmers und eine Beschreibung der Anforderungen an ihn. Dieses Dokument enthält auch Informationen darüber, wer den Arbeitnehmer während seiner Abwesenheit vertreten soll. Es ist auch erwähnenswert, dass die Stellenbeschreibung bei Bedarf überprüft und geändert werden kann. Dies kann in den folgenden Fällen der Fall sein.
Nachfolgend sind die wichtigsten Pflichten einer Sekretariatsreferentin/eines Sekretariatsreferenten aufgeführt.
Eine Sekretärin/Referentin muss für die Dokumentenverwaltung verantwortlich sein und darf keine vertraulichen Informationen weitergeben. Der Mitarbeiter ist für die Sicherheit der Dokumente und deren rechtzeitige Übermittlung an seine Vorgesetzten verantwortlich. Die Sekretärin haftet für die Nichterfüllung der in der Stellenbeschreibung genannten Aufgaben, d. h. für die Nichterfüllung der in der Stellenbeschreibung genannten Aufgaben. е. für die Nichterfüllung ihrer Arbeitsaufgaben, einschließlich Verstößen wie Unpünktlichkeit. Der Mitarbeiter kann Probleme bekommen, wenn er bei der Handhabung von Dokumenten nachlässig ist.
Die Verantwortung für die Weitergabe vertraulicher Informationen, die als „Geschäftsgeheimnis“ eingestuft werden, ist gegeben. Es ist verboten, dass ein Arbeitnehmer das ihm zur Verfügung gestellte oder dem Unternehmen gehörende Inventar, insbesondere Möbel, beschädigt. Die Sekretärin ist für den taktlosen oder unhöflichen Umgang mit Mitarbeitern verantwortlich. Da er fast täglich mit allen anderen Mitarbeitern kommuniziert, muss der Sekretär unkonfrontativ und diplomatisch sein.
Die Nichteinhaltung dieser Eigenschaften kann zur Entlassung des Sekretärs führen.
In erster Linie hat eine Sekretärin das Recht, verschiedene Unterlagen, die sie für ihre Arbeit benötigt, von verschiedenen Mitarbeitern anzufordern. Eine Sekretärin kann eingehende Telefonanrufe je nach Wichtigkeit nach eigenem Ermessen verteilen. Das Gleiche gilt für den Empfang der Besucher im Empfangsbereich. Er kann auch Erklärungen von den Mitarbeitern verlangen, wenn ein Disziplinarvergehen vorliegt. Eine Sekretariatsreferentin/ein Sekretariatsreferent hat auch Zugang zu Dokumenten, die als „vertraulich“ gekennzeichnet sind.
Nur der Geschäftsführer kann einen solchen Mitarbeiter entlassen oder einstellen, nicht der Leiter einer Abteilung oder eines Bereichs wie in anderen Fällen. Das Gleiche gilt für Abmahnungen. Ein Sekretär kann der Geschäftsleitung Vorschläge zur Verbesserung der Dokumentation oder der Arbeitsmethoden der Geschäftsleitung machen. Er kann auch bestimmte Arbeitsabläufe optimieren. Wie jeder andere Arbeitnehmer hat er das Recht, angenehme Arbeitsbedingungen zu fordern und kann sogar mündlich Erklärungen von Mitarbeitern verlangen, die gegen die Arbeitsdisziplin verstoßen.
In der Regel wird die Arbeit der Sekretärin nach ihrer Leistung und Schnelligkeit bewertet. Andere Fähigkeiten sind daher zweitrangig. Ein Arbeitnehmer muss in der Lage sein, mit Menschen zu kommunizieren, zu verhandeln und eine gut geübte Sprache zu haben. Sie müssen in der Lage sein, verschiedene organisatorische Probleme zu lösen und die Microsoft Office-Programme Excel, Power Point, Word und andere zu verwenden.
Es gibt keine strengen Anforderungen an die Ausbildung und an die Fachrichtung. Eine Ausbildung ist jedoch obligatorisch, auch wenn es sich um eine sekundäre Spezialisierung handelt. Absolventen von juristischen Fakultäten werden bevorzugt, da die Arbeit meist mit der Pflege von Dokumenten zu tun hat. Wünschenswert ist eine Berufserfahrung von 1 Jahr oder mehr. Als Alternative zur Berufserfahrung kann die Teilnahme an Sekretariatskursen in Betracht gezogen werden.
In ausländischen Unternehmen kann es erforderlich sein, dass der künftige Arbeitnehmer die eine oder andere Fremdsprache beherrscht. Ein Sekretär muss in der Lage sein, seine Gedanken kompetent auszudrücken und Dokumente ohne grammatikalische Fehler zu schreiben und abzufassen.
Oft enthält eine Stellenbeschreibung eine unvollständige Liste der Rechte, Pflichten und Anforderungen an einen Sekretär/eine Sekretärin. Dies gilt vor allem für die Pflichten – deren Liste ist in der Tat umfangreicher.
Ort der Arbeit
Die Nachfrage nach diesem Beruf ist groß. In der Regel eignen sich solche Tätigkeiten am besten für junge Fachleute, die erst vor kurzem ihren Abschluss an einer Bildungseinrichtung gemacht haben. Diese Aktivität ist eine großartige Gelegenheit, die Struktur der Arbeitsabläufe des Unternehmens kennen zu lernen. Es wird angenommen, dass man in dieser Position gute Fähigkeiten eines zukünftigen guten Managers erwerben kann. Da die Sekretariatsreferentin/der Sekretariatsreferent ein breites Aufgabenspektrum erfüllt, ist sie/er auch für die kleinsten Unternehmen ein wichtiger und notwendiger Mitarbeiter.
Abschließend ist anzumerken, dass die Schablone, nach der eine Sekretärin nur in der Lage sein sollte, gut Kaffee zu kochen und das Telefon zu bedienen, weit von der Wahrheit entfernt ist. Jetzt ist es ein breit gefächertes Fachgebiet.